Inventorizacija viešajame sektoriuje: procesas, dokumentai ir DI pagalba

Metinė inventorizacija viešajame sektoriuje ir DI taikymas

Metinė inventorizacija viešajame sektoriuje yra privaloma pagal Inventorizacijos taisykles, patvirtintas LRV nutarimu Nr. 630. Atsakomybė už inventorizacijos realumą tenka ne tik komisijai, bet ir įstaigos vadovui.Praktikoje skiriasi ne tai, ar inventorizacija atliekama, o kiek laiko ir išteklių ji pareikalauja. Kai procesas organizuojamas aiškiai, inventorizacijos komisija gali dirbti su nustatytais neatitikimais, o ne su dokumentų rengimu ir procedūrų aiškinimusi. Dalį pasikartojančių užduočių, tokių kaip aprašų rengimas, duomenų sutikrinimas ir dokumentų projektų ruošimas, jau galima patikėti DI įrankiams. Kai inventorizacija atliekama tik formaliai, parašai po aprašais tampa ne apsauga, o įrodymu prieš juos pasirašiusius asmenis.

Inventorizacijos organizavimo ir įforminimo klausimai

Kiekvienais metais kartojasi tie patys praktiniai klausimai, o laiku nerasti atsakymai kainuoja konkrečias komisijos narių, atsakingų darbuotojų ir buhalterijos darbo valandas:

• Kaip tinkamai įforminti vadovo sprendimą ir sudaryti komisiją, kad inventorizacija nebūtų formali?
• Kada leidžiama nuotolinė inventorizacija ir kokie įrodymai laikomi pakankamais?
• Kaip elgtis, kai faktiniai duomenys nesutampa su apskaitos duomenimis?
• Kur DI gali sutaupyti darbo valandų, o kada jo negalima naudoti dėl konfidencialių ar asmens duomenų?

Kai atsakymai į šiuos klausimus žinomi iš anksto, komisija daugiau dėmesio gali skirti neatitikimams, o bendras inventorizacijos laikas trumpėja visiems proceso dalyviams.

Seminaro turinys: nuo vadovo sprendimo iki DI naudojimo

Seminarą ves du lektoriai.Pirmoje seminaro dalyje bus nuosekliai aptartas visas inventorizacijos procesas: vadovo sprendimo įforminimas, komisijos sudarymas, nuotolinės inventorizacijos organizavimas, įsipareigojimų vertinimas ir rezultatų įforminimas apskaitoje.Antroje dalyje bus nagrinėjamas praktinis DI įrankių naudojimas: aprašų rengimas, faktinių ir apskaitos duomenų sutikrinimas, komisijos dokumentų projektų ruošimas bei saugus ir atsakingas DI naudojimas.

Kam skirtas inventorizacijos seminaras?

Seminaras skirtas:

• viešojo sektoriaus buhalteriams ir vyriausiesiems finansininkams, atsakingiems už inventorizacijos organizavimą ir rezultatų registravimą apskaitoje;
• centralizuotos apskaitos įstaigų specialistams, aptarnaujantiems kelis subjektus;
• inventorizacijos komisijų pirmininkams ir nariams, atliekantiems faktinį patikrinimą ir įforminantiems dokumentus;
• įstaigų vadovams ir jų pavaduotojams, priimantiems sprendimus dėl inventorizacijos ir atsakantiems už jos rezultatus.

Seminaro nauda viešojo sektoriaus specialistams

• Žinosite, kaip tinkamai įforminti vadovo sprendimą, sudaryti inventorizacijos komisiją ir suplanuoti darbus pagal privalomus terminus, kad inventorizacija atlaikytų audito patikrinimą.
• Gebėsite organizuoti nuotolinę inventorizaciją: žinosite, kokiam turtui ji leidžiama, kaip fiksuoti jos eigą ir kokie įrodymai laikomi pakankamais.
• Suprasite, kaip inventorizuoti ir vertinti gautinas bei mokėtinas sumas, įsipareigojimus ir atidėjinius, o nustatytus neatitikimus tinkamai registruoti apskaitoje ir finansinėse ataskaitose.
• Išmoksite pasitelkti DI inventorizacijos aprašams rengti pagal turto sąrašą, faktiniams ir apskaitos duomenims sutikrinti, netinkamam turtui atrinkti ir komisijos dokumentų projektams parengti.
• Žinosite, kaip išvengti DI naudojimo rizikų: kaip nuasmeninti konfidencialius duomenis, kokios informacijos negalima teikti išorinėms DI sistemoms ir kaip organizuoti žmogaus atliekamą galutinę kontrolę.

Temos:

1 dalis. Lektorė Renata Inokaitienė. Inventorizacijos procesas ir dokumentavimas (13.00–14.30 val.):

• Turto inventorizacijos atlikimo procesas:
• • Teisinis pagrindas ir inventorizacijos periodiškumas;
  • Vadovo sprendimas dėl inventorizacijos, komisijos sudarymas;
  • Pasirengimas inventorizacijai ir ir faktinis turto patikrinimas.
• Turto inventorizacijos atlikimas nuotoliniu būdu:
  • Kada taisyklės leidžia inventorizuoti nuotoliniu būdu ir kokiam turtui tai taikoma;
  • Nuotolinės inventorizacijos organizavimas: techninės priemonės, eigos fiksavimas, dalyvių vaidmenys;
  • Nuotolinės inventorizacijos dokumentavimas: kokie įrodymai laikomi pakankamais.
• Įsipareigojimų inventorizacijos atlikimo procesas:
  • Gautinų ir mokėtinų sumų inventorizavimas;
  • Įsipareigojimų inventorizavimas ir vertinimas;
  • Atidėjinių inventorizavimas ir vertinimas;
  • Inventorizacijos metu nustatyti įsipareigojimų neatitikimai ir jų registravimas apskaitoje.
• Inventorizacijos rezultatų įforminimas ir skaitmenizavimas:
  • Inventorizavimo aprašai ir sutikrinimo žiniaraščiai: privalomi rekvizitai, skirtumų tarp faktinių ir apskaitos duomenų fiksavimas;
  • Rezultatų atspindėjimas apskaitoje ir finansinėse ataskaitose, pastebėtų klaidų taisymas;
  • Inventorizacijos dokumentų skaitmenizavimas: elektroninis įforminimas, pasirašymas ir dokumentų saugojimas.

2 dalis. Lektorius Paulius Rimavičius. DI panaudojimas atliekant inventorizaciją (14.45–16.15 val.):

• Inventorizacijos reikalavimų analizė pasitelkiant DI — atsakymų paieška Inventorizacijos taisyklėse, inventorizacijos veiksmų sekos, terminų, komisijos sudarymo ir vadovo sprendimo reikalavimų išskyrimas.
• Inventorizacijos aprašo parengimas pagal turto sąrašą — turto sąrašo duomenų perkėlimas į inventorizacijos aprašo formą ir privalomųjų duomenų, rekvizitų bei parašų vietų patikrinimas pasitelkiant DI.
• Faktinių ir apskaitos duomenų sutikrinimas — komisijos faktiškai nustatytų duomenų palyginimas su apskaitos turto sąrašu, automatiškai nustatant trūkumus, perteklių, kiekių neatitikimus, pasikartojančius įrašus ir apskaitoje neužregistruotą turtą.
• Netinkamo arba galimai nuvertėjusio turto atranka — netinkamo (negalimo) naudoti ir galimai nuvertėjusio turto išskyrimas pagal komisijos pastabas, atskiro inventorizacijos aprašo parengimas ir netinkamumo priežasčių sugrupavimas.
• Inventorizacijos komisijos dokumentų projektų rengimas — prašymų pateikti paaiškinimus dėl nustatytų neatitikimų, komisijos protokolo, išvadų, rekomendacijų, pasiūlymų įstaigos vadovui ir su tolesniu turto nurašymu susijusių dokumentų projektų rengimas pasitelkiant DI.
• Inventorizacijos dokumentų kokybės ir pakeitimų kontrolė — trūkstamų duomenų, prieštaravimų ir neteisingų sumų nustatymas, skirtingų dokumento versijų palyginimas, pakeistų ar pašalintų įrašų išskyrimas ir dokumentų bylos komplektiškumo patikrinimas.
• Saugus ir atsakingas DI naudojimas inventorizacijoje — konfidencialių ir asmens duomenų nuasmeninimas, informacijos teikimo išorinėms DI sistemoms ribojimai, DI atsakymų ir teisės aktų aktualumo tikrinimas, atsakomybė už galutinį dokumentą ir žmogaus atliekama rezultatų kontrolė.