Darbas SABIS: funkcionalumai, naujovės ir praktiniai aspektai

Sąskaitos pagal žodines sutartis, nepriklausomai nuo jų sumos, turi būti teikiamos ir priimamos per SABIS nuo 2025-01-01. Tiesa, vartotojams vis dar kyla neaiškumų naudojantis naująja sistema, todėl seminaro metu lektorius atsakys į praktikoje kylančius klausimus, pateiks realius pavyzdžius bei aptars nuolat tobulinamos sistemos niuansus.

Nuo 2025-02-07 įsigaliojo atnaujinti SABIS nuostatai  kuriose nauja formuluotė aiškiau apibrėžia sąskaitų administravimo bendrosios informacinės sistemos (SABIS) tikslą, kuris apima apskaitos dokumentų (elektroninių sąskaitų, kreditinių dokumentų ir išankstinių sąskaitų) pateikimą, gavimą ir automatizuotą apdorojimą naudojant IT priemones.

2025 metų gegužės 12 dieną prasideda naujas SABIS naudojimo etapas. Pradeda veikti daug atnaujinimų ir papildomų funkcionalumų. Nemaža dalis atnaujinimų sukurta atsižvelgiant į konkrečius SABIS naudotojų prašymus. Šie atnaujinimai praplės sistemos funkcionalumą ir pagerins naudotojų patirtį. Atnaujinimai atneš patogesnį sistemos naudojimą – bus sutrumpinti sąskaitų apdorojimo procesai, palengvintas daugiafunkcinis sistemos valdymas ir padidintos galimybės pritaikyti sistemą individualiems organizacijų poreikiams. Visi nauji funkcionalumai ir pakeitimai diegiami tiek į realią darbo, tiek į mokomąją aplinką.

SABIS sistemos privalumai:

• Galimybė atsisakyti sąskaitų spausdinimo.
• Sąskaitas galima priskirti sutarčių grupėms, kurias matys tik atsakingi asmenys.
• Galimybė pasirinkti minimalų arba išplėstinį sąskaitos derinimo-tvirtinimo scenarijų pagal įstaigos poreikius.
• Lengvesnis sąskaitų administravimas: nuo gavimo iki apmokėjimo.
• Galimybė teikti finansinei apskaitai reikalingą papildomą informaciją: finansavimo šaltinį, kvalifikacinį straipsnį ir kt. dimensijas.
• Integracijos su išorinėmis finansų ar dokumentų valdymo sistemomis bei FABIS.
• Analitinės ataskaitos. . Naudotojai gali suformuoti excel rinkmenas su sąskaitų, sutarčių duomenimis, gali matyti, kiek sąskaitų pateikta pagal konkrečią sutartį ir lengvai suskaičiuoti sutarties vertės likutį bei naudotis kitomis galimybėmis.
• Masiniai veiksmai su sąskaitomis. SABIS galima vienu metu pakeisti kelių sąskaitų būsenas, importuoti ir eksportuoti XML rinkmenas ir importuoti sąskaitų būsenų excel rinkmeną.
• Pavadavimo funkcionalumas. Organizacijos naudotojai gali vienas kitą pavaduoti atlikdami veiksmus SABIS.
• Paklausimo funkcija. Naudodami paklausimo funkciją tiekėjas gali pateikti užklausą pirkėjui apie konkrečią sąskaitą.

Taip pat patikslinama, kad vadovaujantis FAĮ nuostatomis SABIS naudotojai tiek pirkėjai (viešojo sektoriaus subjektai arba perkančiosios organizacijos), tiek tiekėjai (kurie tiekia prekes, teikia paslaugas ir atlieka darbus šiems subjektams) privalo teikti ir priimti sąskaitas Europos komisijos patvirtintu el. sąskaitų faktūrų standartu (LST EN 16931-1:2017), , kurį ir naudoja SABIS bei PEPPOL tinklas.

NBFC informuoja, kad sąskaitos originalas yra saugomas SABIS sistemoje, kaip reikalauja teisės aktai. Dėl šios priežasties spausdinant sąskaitas iš SABIS nurodoma, kad tai yra sąskaitos nuorašas. Tokiu būdu įstaigos gali sutaupyti resursų, nes sąskaitų nereikia kopijuoti, spausdinti ar papildomai saugoti savo sistemose.

Temos:

• SABIS tikslas, naudojimas, privalumai, eInvoicing standartas;
• SABIS prisijungimas, naudotojai, rolės;
• Darbas su sąrašinėmis, filtravimas;
• Struktūrinių dimensijų gavimas, priskyrimas, tekstinės dimensijos;
• Sutartys SABIS: 
  • CVP IS sutartys;
  • Ne viešo pirkimo sutartys;
  • Neviešinamos sutartys;
  • Skėtinės sutartys;
  • Kelių tiekėjų sutartys;
  • Sutarčių grupės;
  • Sutarčių Excel rinkmenos importas.
• Sąskaitos SABIS: 
  • Pagal rašytines sutartis;
  • Pagal žodines sutartis;
  • Pagal ilgalaikes žodines sutartis;
  • Importas ir eksportas;
  • Masiniai veiksmai su sąskaitomis.
• Sąsajos su apskaitos programomis;
• Kitos SABIS funkcijos; 
  • Paklausimai / pranešimai;
  • Pavadavimas;
  • Istoriniai duomenys.
• Ataskaitos;
• Darbo scenarijai.