Apskaitą tvarkantis asmuo įmonėje ar įstaigoje – vienas pagrindinių dokumentų valdytojų. Finansinės apskaitos veikla tiesiogiai susijusi su įsakymų, aktų, raštų ir kitų valdymo dokumentų rengimu, vykdymu  bei apyvarta įstaigoje. 

2022-05-01 įsigaliojo naujos redakcijos Finansinės apskaitos įstatymas, kuriame didelis dėmesys skirtas apskaitos tvarkymo ir organizavimo procesų skaitmeninimui. 

Taip pat 2022-05-01 įsigaliojo Nutarimas Nr. 405, reglamentuojantis viešojo sektoriaus subjektų ir kitų subjektų, kurie yra perkančiosios organizacijos, pareigą teikti tik elektroninius finansinės apskaitos dokumentus. Minėti subjektai dokumentus turi priimti ir apdoroti naudodamiesi informacinės sistemos „E. sąskaita“ priemonėmis. Vadinasi ir tiekėjai sąskaitas privalo pateikti per „E. sąskaitą”. 

Šio ir kitų įgyvendinamųjų teisės aktų pagrindinis tikslas:

  • atsisakyti popierinių dokumentų, o valdyti įrašus;
  • atsisakyti rekvizitų išdėstymo aprašymo;
  • atsisakyti parašų dokumentuose;
  • nebenumeruoti užbaigtų bylų lapų ir pakeisti bylų apyrašų sudarymo principus;
  • leisti popierinius dokumentus skaitmenizuoti ir tokius vaizdus saugoti, sunaikinant originalus ir kt.

2022-07-01 įsigaliojo nutarimo „Dėl dienpinigių ir kitų komandiruočių išlaidų apmokėjimo“ pakeitimai, įtvirtinantys galimybę  vietiniame norminiame teisės akte, suderintame su darbuotojo atstovais, nustatyti mažesnius dienpinigius, informuojant darbuotojus. 

2022-07-01 įsigaliojo Dokumentų ir archyvų įstatymo pakeitimai, kuriais atsisakyta nuostatų dėl ilgai ir trumpai saugomų elektroninių dokumentų, nes ilgai saugomus popierinius, vaizdo ir (ar) garso dokumentus saugo įstaiga ir valstybės archyvui prievolės perduoti tokius dokumentus nėra.

Viešam sektoriui taip pat aktualu, kad nuo 2022-01-01 galioja Dokumentų ir archyvų įstatymo pakeitimai, kuriais patvirtinta ir pradedama naudoti dokumentų valdymo bendroji informacinė sistema (DBSIS). Nuo 2022-06-02 tik maža dalis įstaigų pradėjo naudotis šia sistema, tačiau iki 2023-08-31 tai privalės padaryti didžioji dalis viešojo sektoriaus įstaigų.

Taip pat seminare aptarsime ir kai kurių finansinės apskaitos dokumentų bei su apskaitos veikla susijusių personalo dokumentų rengimo ir valdymo specifiką. Atsakingi asmenys negali sau leisti nežinoti naujovių ir galimybių dokumentus valdyti paprasčiau, atsisakant nereikalingų dokumentų ir procedūrų.

Temos:

  • Dokumentų valdymo pakeitimai ir naujovės:
    • Naujausi dokumentų valdymo pakeitimai ir galimybės;
    • Popierinių, skaitmeninių ir elektroninių dokumentų sistemos. Jų administravimas, iškylančios rizikos; procesų ir procedūrų supaprastinimo poreikis;
    • Dokumentų valdymo perkėlimas (visiškai ar iš dalies) į skaitmeninę erdvę;
    • Įrašų rengimo ypatumai.
  • Elektroniniai dokumentai ir skaitmeninės kopijos:
    • Skaitmeninės dokumentų kopijos, jų teisinė galia ir naudojimas įmonės, įstaigos veikloje;
    • Elektroninių dokumentų valdymo sistemų reikalavimai. Elektroninis parašas ir jo teisinė galia. Galimybė saugoti popierinius dokumentus elektronine forma;
    • E. pristatymas – patogus būdas siųsti dokumentus elektroniniu būdu. Panaudojimo galimybės.
  • Buhalterinių dokumentų valdymo specifika:
    • Buhalterinių bylų sudarymas, saugojimas, apskaita;
    • Elektroninių sąskaitų faktūrų teisinis reglamentavimas ir praktinis naudojimas;
    • Sąskaitų archyvavimas.
  • Personalo dokumentų valdymas:
    • Komunikacijos galimybės tarp atskirų vienos įstaigos skyrių (buhalterijos, administracijos, personalo sk. ir kt.);
    • Ar reikalingi darbuotojų priėmimo, atleidimo, perkėlimo įsakymai?
    • Efektyvus komandiruočių įforminimas;
    • Atostogų dokumentų įforminimas: kaip tai atlikti paprasčiau ir greičiau?