Dokumentų valdymas – tai sritis, kuri negali atsilikti nuo realaus gyvenimo: keičiasi organizacinė technika, priemonės, dokumentų saugojimo galimybės bei terminai, gerėja elektroninių dokumentų valdymo sąlygos, taigi atsiranda poreikis tobulinti ir dokumentų valdymą įstaigose.
Ypač svarbus efektyvus dokumentų valdymas buhalterinėje veikloje. Buhalterija susieja visus įstaigos padalinius, ir, jei dokumentai nešiuolaikiškai ir neefektyviai valdomi buhalterijoje, kiti skyriai taip pat negali įdiegti naujovių.

Pastaraisiais metais keitėsi nemažai teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų valdymą – nuo 2020 m. sausio 1 d. taip pat laukia nemažai pakeitimų.
Seminare aptarsime ateinančius pakeitimus, dokumentų apskaitos procedūrų supaprastinimą, skaitmeninių kopijų ir elektroninių dokumentų patogesnį valdymą, registravimo naujoves, aktualius dokumentų tvarkymo reikalavimus ir kt.

 

Lektorė Rasa Grigonienė (nuo 9.00 iki 14:45)

• Dokumentų valdymo pakeitimai ir naujovės:

Naujausi dokumentų valdymo pakeitimai ir galimybės;
Popierinių, skaitmeninių ir elektroninių dokumentų sistemos. Jų administravimas, iškylančios rizikos;
Dokumentų valdymo perkėlimas (visiškai ar iš dalies) į skaitmeninę erdvę.

• Elektroniniai dokumentai ir skaitmeninės kopijos:

Skaitmeninės dokumentų kopijos, jų teisinė galia ir naudojimas įmonės, įstaigos veikloje;
Elektroninių dokumentų valdymo sistemų reikalavimai. Elektroninis parašas ir jo teisinė galia.

• Buhalterinių dokumentų valdymo specifika:

Buhalterinių bylų sudarymas, saugojimas, apskaita. Naujausi saugojimo terminai;
Antspaudų (ne)dėjimo dokumentuose aktualijos;
Kopijų tikrumo įforminimo pakeitimai;
Elektroninių sąskaitų faktūrų teisinis reglamentavimas ir praktinis naudojimas;
Sąskaitų archyvavimas.

• Personalo dokumentų valdymas:

Komunikacijos galimybės tarp atskirų vienos įstaigos skyrių (buhalterijos, administracijos, personalo sk. ir kt.);
Ar reikalingi darbuotojų priėmimo, atleidimo, perkėlimo įsakymai?
Efektyvus komandiruočių įforminimas;
Atostogų dokumentų įforminimas: kaip tai atlikti paprasčiau ir greičiau?
 

Lektorius Julius Lipavičius (15.00 iki 15.45)

• IT sprendimai elektroninių dokumentų archyvavimui ir saugojimui:

Elektroninių dokumentų archyvavimas (DVS, kiti IT sprendimai (duomenų saugojimo ir kopijavimo tvarkos IT skyriui));
Elektroninių dokumentų saugojimo būdai (debesija / išoriniai serveriai, vidiniai serveriai, archyvavimas lokaliai su atsarginiu duomenų kopijavimu, išoriniai diskai, USB raktai, lokalios duomenų saugyklos (Synology), SharePoint);
Įmonės pardavimo sąskaitų archyvavimo ir administravimo praktinis pavyzdys, naudojant IT sprendimus, kurį gali prisitaikyti kiekviena įmonė.